Rendezvényszervezés
Rendezvényszervezés magasabb fokon.
Interjú Varga Györgyivel a Club Tihany értékesítőjével:
Mi vitt a rendezvényszervezői útra?
- 19 éves koromban belecseppentem a szálloda iparba, rezervátorként kezdtem a pályafutásomat. Egyéni és csoportos foglalásokat intéztem az értékesítésen a Club Tihanyban 1995-ben.
Akkor kezdtem el ott dolgozni. Ott kezdtem el megismerkedni a szakmával. Aztán jó sok más szállodát is megtapasztaltam.
Balatonalmádiba az Auróra Hotelban rezervációs manager voltam. Csoportos és egyéni foglalásokat intéztem. A Hotel Kagylóban is megfordultam. Ezután jött a váltás az életemben. Nagyon nem volt lehetőség hova tovább ugrani. Le volt szűkülve a kör akkoriban. Március környékén a Marina Port hirdetett állást szállodai értékesítői munkakörbe. Felvettek. Rendezvényszervező lettem. 2004 óta csak rendezvényszervezéssel foglalkozom. Immáron 13 éve. Itt találkoztam minden -féle fajta rendezvényekkel. Ami a piac palettáján megtalálható.
Majdnem 5 évig dolgoztam ott, majd akkor kerültem Balatonfüredre. Kenesén szerettem bele a rendezvényszervezésbe. Nagyon kemény munka de nagyon rá lehet érezni a szépségére. De nem minden ember alkalmas erre. A tapasztalat és az akarat sokat jelent. A szívedet lelkedet bele kell adni.
Véleményed szerint mi a lényege egy rendezvénynek?
- pozitív képzettársítás egy-egy rendezvény után egy pozitív kép kialakulása az adott cégről.
Milyen tulajdonságokkal kell rendelkeznie egy rendezvényszervezőnek?
- Egy igazi rendezvényszervezőnek rugalmasnak, türelmesnek, empatikusnak, kedvesnek és türelmesnek kell lennie. Fontos a rutin és a tapasztalat. Rendkívül fontos a konfliktus kezelés hiszem a részletekben rejlik a veszélye.
A rendezvény szervezés, olyan mint egy puzzle. Ha valamelyik részlet nem stimmel, akkor szétesik.
- Milyen specifikációk léteznek a rendezvényszervezésen belül?
1. Példa: amikor direktben keresnek meg rendezvényszervező céget, (nem multiknál) egy meghatározott céllal és arculattal rendelkező rendezvény lebonyolítására. Előnye, hogy a végén egy számla születik és egy helyen összpontosul minden. Ahol nincs a szervezésre apparátus, kapacitás, hatékonyabb egy ilyen cég.
2. Példa a szállodai specifikáció:
Ezen belül is a szállodai rendezvényszervező munkája:
Ez más szektort is lefed. A cégek direktben keresik meg a szállodát és kérik fel az értékesitő csapatot (szállásfoglalás, catering, komplett programot, stb...) a szállodára bizzák.
Minden esemény egy meghatározott céllal, valósul meg. Legyen az szakmai vagy szórakoztató.
Milyen szempontokat kell figyelembe venni egy esemény szervezésekor?
1. Helyszín kiválasztása: reprezentáció
2. összehangolt szervezés
3. arculat
4. infrastruktúra: (megközelíthetőség)
5. elszállásolás és étkeztetés
6. szórakoztatás
- milyen jellegű céllal van az esemény: sport, meeting, feltöltődés, csapatépítő.
A rendezvénynek a cég arculatát kell tükröznie.
- Milyen jellegű rendezvényeket különböztetünk meg?
konferencia, tréningek, csapatépítő tréningek, partner találkozók, esküvők, családi nap stb.
Mi a különbség a rendezvények szervezésekor?
Partner találkozónál
Például egy partner találkozóra impozáns helyet, olyan helyszínt kell találni, amely a cég piaci helyzetéhez igazodik és illik és az ő státuszának megfeleljen.
Egy partner találkozóhoz tökéletes helyszín lehet az Anna Grand Hotel. Amely impozáns klasszikus eleganciájával megfelelő helyszínt adhat ilyen jellegű rendezvényhez.
Tréningek:
De ha csak egy tréningről van szó, fontos, hogy a résztvevők figyelmét ne vonja el semmi.
A lényeg, hogy ne keljen vándorolni és fontos, hogy mindent egy helyszínen meg tudjanak kapni, hiszen a hangsúly a tréningen van.
Szórakoztató programok a napi programok után:
Egy rendezvényszervezőnél fontos, hogy az adott rendezvény lebonyolitásakor megismertetni az adott régió tulajdonságait, Kimerítve a lehetőségek tárházát. Az adott várossal kapcsolatban.
Például : reformkori séta : rengeteg információt kap a részvevő a Balatonfüredi történelemről
Másik példa meetingek után a szabad program keretében lazább programot kell választani, ahol a résztvevő kicsit kikapcsolhat.
Régiós programok: sárkányhajózás, vitorlázás, Balaton parti programok, borkóstolás és pince látogatás.
A Balaton rengeteg lehetőség tárháza.
Családi nap: célja egy cégnek, hogy a résztvevők hozzátartozói is ki tudjanak kapcsolni együtt a cég dolgozójával együtt. Egy plusz szolgáltatás. Ahol a tréningek után a család tagjaival együtt kapcsolódhat ki a cég dolgozója.
Esküvők:
Teljesen másként kell hozzá állni egy esküvőhöz, mint egy konferenciához.
Kényes és intim dolog. A rendezvényszervezőnek és a fiatal pár között bizalmi kapcsolat kell hogy létre jöjjön. Maximális elégedettségre kell törekedni, a leghatékonyabb reklám a szájhagyomány útján terjedő.
Elsőként a helyszint keresik fel a párok..
Élő példa erre a célra az Anna Grand Hotel. Elegáns, patináns helyszín.
Mikor megtörténik az első kontakt (email, telefon stb...)
Megtörténik egy személyes invitálás a helyszin bejárásra,amely minden kötelezettségtől mentes.
Ekkor megtörténik az első vizualizáció amely lehetőséget ad a reprezentációra.
Akkor lép előre a szervező. Ha már a helyszinen vannak az ügyféllel egyszerű kérdésre válaszolva miért ez az ideális helyszin? Na ekkor kell domboritani és elmesélni, hogy milyen lehetőségek rejlenek az adott helyszinben.
Az a feladat, hogy a célllal érkező ügyfélnek, az adottságokhoz mérten ki kell hozni a legjobbat.. Szemügyre véve és figyelembe véve a vevő leendő ügyfél igényeit.
Van elektronikus foto album, képanyag nagyon fontos, hiszen egy adott helyszín bejáráskor nem mindig van lehetőség egy éppen folyamatban lévő előkészületek megtekintésére.
Ha van a helyszínnek vagy adott szállodának saját cukrászdája fel kell mérni az igényeket és ajánlani a helyben készült cukrászkészítményeket.
Minden lehetőséget és kínálatot fel kell tudni vonultatni.
Minden fénykép és elektronikus anyag kiváló gondolat ébresztő is lehet akár.
Vagy a másik verzió, hogy a vevőnek milyen fantáziája és álma van.
Az első 5-10 percben kapsz egy képet az ifjú párról.
Lehetőségek és ötletek :
Érdemes vendégvárást is tartani. A násznép megérkezése. Itallal és egy kis étkezéssel várni a násznépet.
Az anyakönyv vezető kitelepülése, a násznép és fiatal pár fotózkodása, a násznép szórakoztatása,
köszöntő ital, gratulációs ital, vacsora előtti welcome ital amikor a fiatal párra koccintanak.
Lufi eregetés, ceremónia mester
Ízelítő a hely ízvilágából: egy kóstoló vacsora vagy ebéd, így kilehet küszöbölni az ízvilág béli különbségeket. Ez általában térités mentes szokott lenni ez is egy gesztus a fiatal pár felé.
Az elképzeléseket kell összhangba hozni a lehetőségekkel és a helyszín adottságaival.
Minden esküvőhöz kell egy csoda csapat, akik azért dolgoznak, hogy a fiatal pár a legszebb napként élje meg az esküvőt. Mindenki ad magából a rendezvénybe.
Alap tényezők, amelyeket nem lehet figyelmen kívül hagyni:
A Létszám
A helyszínt befolyásolja az időjárás az évszakok
A költségvetés, hogy miből gazdálkodhatunk.
Tematika: hagyományos, tradicionális. Stb.
Násznép összetétele
dekoráció
szolgáltatók köre: kihez lehet nyúlni: minden szférából dekoratőr, fotós, virágos stb...
szolgáltatói lista elküldése az ifjú párnak amely lehet egy ajánlat is, hiszen ez lehet szeméyles dologi is. Általában a pár dönti el.
Forgatókönyv összeállítása: más rendezvények figyelembe vételével
- ifjú pár érkezésétől.
- a menyasszony minden szolgáltatója fáradjon a menyasszonyhoz.
. dekorációk elkészitése,
- zenekar érkezése- távozása, avagy dj
- fotózkodás : fiatal pár a ceremónia előtt.
Gratulációk fogadása
- vendégváró félóra vagy egy óra: ki fogadja őket? Vőfély vagy ceremónia mester aki sokat segit a fiatal párnak.
- fiatal pár diszautója mikor érkezik,
- ma már az a cél, hogy minél nyugodtabb legyen a fiatal pár napja.
Stb ...
Sokan bérelnek fel esküvő szervezőt. Így a szervező aki kifejezetten ezzel foglalkozik és tarsolyában van rengeteg szolgáltató és helyszín stb,, ami segíthet a fiatal párnak. Egy emberrel kell kommunikálni csak így egyszerűbb is.
De az ifjú pár döntésén múlik.
A forgató könyv egy költség vetést is felvázol.
Ez egy kiváló csontváz tud lenni a fiatal pár számára is. Egy előkalkulációt is lehet csinálni.
Igy kilehet kalkulálni, hogy mi mennyit fog kóstálni.
Nem utólag lesz meglepetés az ár, hanem már az elejétől fogva tudja a fiatal pár is, hogy mi mennyibe fog kerülni.
Személyes konzultációk során a részletekben nagyon elkell merülni. Személyes konzultációk alkalmával mindent tisztázni kell. Több konzultációt is véghez kell vinni. Minden esetleges helyzetre tervet kell késziteni, hogyha improvizálni kell, akkor ne legyen meglepetés.
A helyszint, egy - másfél évvel az esküvő előtt leszokták foglalni a helyszint.
Az esküvő napjáig tartja a szervező a párral a kapcsolatot. Közelebbi nexusba kerül a szervező a fiatal párral. Egy- másfél évig fogja a szervező a pár kezét. Igy a részletekbe nem szabad, hogy a pár elvesszen ezért van a szervező.
A helyszin adta lehetőséget és a pár elképzeléseit összekell tudni fésülni, mindig tudni kell alternativát felajánlani.